BAB
13 PENYELARASAN ANTARA PERENCANAAN BISNIS DENGAN PERENCANAAN SISTEM TEKNOLOGI
INFORMASI
Nama
:
Deni
Islamiati (51415021)
Fitriana
Dwi L (51415031)
Putri
Dewi I (51415047)
M.
Affan (51415042)
A.
PENDAHULUAN
Setiap perusahaan
pastinya memiliki perencanaan strategik bisnis untuk kelangsungan usaha
bisnisnya. Selain itu perusahaan juga menggunakan perencanaan strategik sistem
teknologi informasi dibutuhkan, karena perusahaan menggunakan sistem teknologi
informasi untuk mengimplementasikan strategi bisnis untuk memenangkan
persaingan. Karena sistem teknologi informasi digunakan untuk
mengimplementasikan strategi perusahaan, maka sistem-sistem teknologi informasi
yang dibangun harus dapat mencapai tujuan dari perusahaan yang sudah ditentukan
dari perencanaan strategik bisnis. Oleh karena itu, perencanaan strategik
sistem teknologi informasi harus dilakukan selaras dengan perencanaan strategik
bisnis untuk membuat sistem-sistem teknologi informasi yaaang dibangun mengenai
sasaran-sasarannya.
Penyelarasan sistem
teknologi informasi dengan perencanaan bisnis memang menjadi permasalahan yang
di hadapi oleh perusahaan. Tetapi disini keuntungan yang diberikan adalah
kemampuan seperti aplikasi perangkat lunak yang canggi. Dengan adanya
penyelarasan strategik antara strategi dan tujuan bisnis dan sasarannya adalah
untuk menjawab tantangan perusahaan yang kini menghadapi persaingan bisnis yang
semakin kompetitif.
B.
PEMBAHASAN
v PENYELARASAN
Penyelarasan
(alignment) didefinisikan oleh Luftman dan Brier (199) sebagai penerapan sistem
teknologi informasi di waktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan
strategis-strategis, tujuan-tujuan dan kebutuhan-kebutuhan bisnis. Pertanyaan
yang sering diajukan dari penyelarasan ini adalah bagaimana cara melakukannya
dan bagaimana urutannya, perencanaan strategic sistem teknologi informasi
(PSSTI) mnegikuti perencanaan strategik bisnis (PSB) atau sebaliknya yaitu
perencanaan strategik bisnis (PSB) yang mengikuti perencanaan strategik sistem
teknologi informasi (PSSTI). Pertanyaan lainnya adalah faktor-faktor apa yang
mempengaruhi keselarasan ini.
v PENTINGNYA
KESELARASAN
Telah dijelaskan bahwa sistem teknologi
informasi yang dibangun di organisasi tidak boleh berdiri sendiri tanpa tujuan
yang jelas. Sistem teknologi informasi ini harus dapat mencapai tujuan dari
perusahaan. Untuk supaya dapat mencapai sasarannya, yaitu mencapai tujuan
perusahaan, maka perencanaan strategic sistem teknologi informasi (PSSTI) harus
diselaraskan dengan perencanaan strategik bisnis (PSB). Rockart et al. (1996)
menunjukkan bahwa peran manajer STI yang paling utama adalah menyelaraskan
strategi bisnis dan strategi STI secara komunikasi dua arah. Peran kedua adalah
menciptakan hubungan yang efektif dnegan manajemen lini. Peran lainnya dapat
dilihat di tabel berikut ini.
Tabel 12.1 Peran manajer STI.
|
1. Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua
arah.
2. Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen
lini.
3. Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan
sistem-sistem baru.
4. Membangun dan mengelola infrastruktur.
5. Meningkatkan keahlian organisasi STI.
6. Mengelola kerjasama dengan pemasok.
7. Membangun kinerja yang tinggi.
8. Mendesain ulang dan mengelola organisasi STI.
|
Hasil-hasil dari studi lainnya juga
menunjukkan bahwa pentingnya melakukan integrasi antara PSB (perencanaan
strategik bisnis) dengan PSSTI (perencanaan strategik sistem teknologi
informasi). Hal ini juga terlihat bahwa dari beberapa isu yang dihadapi oleh
eksekutif sistem teknologi informasi, penyelarasan ini termasuk dalam rangking
isu yang paling penting menurut eksekutif (Brancheau dan Wetherbe, 1987).
Keselarasan juga berhubungan dengan
kinerja dari sistem teknologi informasinya. Chan Huff (1993) menemukan bukti
bahwa penyelarasan antara perencangan strategik sistem tekno-logi informasi (PSSTI)
dengan perencanaan strategic bisnis (PSB) secara konsisten berhubungan dengan
efektivitas sistem teknologi informasi.
v Model Keselarasan
Model keselarasan
antara sistem teknologi informasi dengan strategi bisnis yang popular adalah
yang diusulkan oleh Henderson danVenkatraman (1999). Keselarasan strategi
mereka berbasis pada dua asumsi dasar, yaitu sebagai berikut.
1. Kinerja ekonomi sperusahaan secara langsung berhubungan dengan kemampuan manajemen untuk menciptakan suatu kecocokan strategik (strategic fit)
antara posisi organisasi di arena
pasar produk
yang kompetitif dan rancangan struktur administratif yang tetap untuk mendukung eksekusi strateginya.
2. Kecocokan strategi (strategic
fit) adalah proses yang dinamik. Pemilihan-pemilihan yang secara fundamental
strategi yang dibuat oleh perusahaan akan menimbulkan tindakan-tindakan prakarsa yang berakibat pada respon-respon berikutnya.
Model ini memperhatikan
dua domain, yaitu external domain dan
internal domain sebagai berikut.
1. Yang
disebutdengan domain eksternal (external
domain) adalah arena bisnis
dimana perusahaan berkompetisi dan berhubungan dengan keputusan-keputusan penentuan strategi untuk membedakan perusahaan dengan pesaing-pesaingnya.
2. Kebalikannya,
yang disebut dengan
domain internal (internal domain) adalah berhubungan dengan pilihan-pilihan tentang struktur administratif (misalnya struktur organisasi fungsional atau matrik), pemilhan rancangan atau rancangan ulangdari proses-proses
bisnis (misalnya, pengiriman
produk,
pengembangan produk,
pelayanan pelanggan,
penjaminan kualitas), dan juga termasuk kegiatan-kegiatan sumber daya manusia (misalnya mendapatkan,
mengembangkan keahlian tenaga manusia) untuk mencapai kompetensi organisasi.
Model ini juga
didasarkan pada dua blok bangunan (building
blocks), yaitu kecocokan strategi (strategic
fit) dan integrasi fungsional (fungsional
integration) sebagai berikut ini.
1. Kecocokan strategi (strategic fit) adalah pemilihan strategi yang paling
cocok baik untuk eksternal maupun internal domain.
2. Integrasi fungsional (fungsional integration) merupakan integrasi strategi-strategi dari dua fungsi yaitu bisnis dan sistem teknologi informasi.
Integrasi fungsional (fungsional integratif) dapat dipisahkan menjadi
dua macam integrasi antara bisnis dan sistem teknologi informasi sebagai berikut
ini.
1. Integrasi strategi (strategic integration).
Integrasi strategi menggandeng kanan antara strategi bisnis dengan strategi sistem teknologi informasi dengan penekanan pada domain eksternal.
2. Integrasi operasinal (operasional integration).
Integrasi operasional berhubungan dengan domain internal,
yaitu berhubungan antara infrastruktur dan proses-proses
organisaional dengan infrastruktur dan proses-proses
sistem teknologi
informasi.
Dengan kombinasi domain internal, domain
ekstemal, integrasi strategik dan integrasi operasional, model keselarasan
strategik atau strategicalignment model (SAM) oleh Henderson dan Venkatraman
(1999) menawarkan empat macam perspektif proses keselarasan lintas domain,
yaitu eksekusi strategi (strategy
execution),
transformas teknologi (technologi
transformation),
potensial kompetitif (competitive
potential)
dan level pelayanan (service level).
Dua perspektif pertama merupakan perspektif yang didominasi oleh strategi
bisnis, yaitu strategi bisnis
sebagai
pemicu (driver) yang mempengaruhi sistem
teknologi informasi. Dua perspektif terakhir adalah kebalikannya, strategi
sistem teknologi informasi lebih dominan, yaitu strategi sistem teknologi informasi
penumpu (enabler) yang mempengaruhi strategi
bisnis.
1. Perspektif
pertama : eksekusi strategi (strategy
execution)
Proses ini dimulai dari
kenyataan bahwa strategi bisnis telah ditetapkan terlebih dahulu dan menjadi
pemicu untuk menentukan infrastruktur dan proses-proses di organisasi supaya
strategi dapat dicapai. Untuk mendukung proses-proses organisasi, maka
infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi mengikutinya. Peran
manajemen bisnis dan manajemen sistem teknologi informasi sangat menentukan
keberhasilan strategi. Manajer puncak bisnis berperan sebagai pemorfulasi
strategi (strategy formulator). Peran
dari manajer sistem teknologi informasi adalah pengimplementasi
strategi (strategy
implementor).
Pengukurankesuksesan fungsi sistem teknologi informasi didasarkan pada
pengukuran suatu pusat biaya (cost
center).
2. Perspektif
kedua : transformasi teknologi (technology
transformation)
Proses
ini dimulai dari kenyataan bahwa strategi bisnis lelah ditetapkan terlebih
dahulu dan menjadi pemicu untuk menentukan strategi sistem teknologi informasi.
Proses ini tidak tergantung dari infrastruktur dan proses di organisasi, tetapi
lebih mengandalkan kepada kompentensi sistem teknologi iformasi yang dapat
menghasilkan keunggulan kompetitif di pasar. Strategi sistem teknologi
informasi kemudian menentukan bentuk infrastruktur dan proses-proses dari
sistem teknologi informasi. Peran dari manajer puncak adalah menyediakan visi
sistem teknologi informasi (IT visionary).
Peran manajer sistem teknologi informasi adalah arsitek dari teknologi (technology architect), yaitu
merencanakan dan membangun infrastruktur-infrastruktur sistem teknologi
informasi sesuai dengan visi STI. Pengukuran kinerja adalah kepemimpinan
teknologi (technology
leadership)
dengan pengukuran menggunakan tolok ukur (benchmark)
keberhasilan sejenis di pasar.
3. Perapektif
ketiga : potensial kompetitif (competitive
potencial)
Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa sistem teknologi informasi adalah pemampu (enabler) untuk dapat memenangkan persaingan. Strategi sistem teknologi informasi akan mempengaruhi strategi bisnis. Strategi bisnis kemudian akan menentukan infrastruktur dan proses-proses bisnis untuk mencapai visi bisnis. Peran dari manajer puncak adalah menyediakan visi bisnis (business visionary), yaitu seorang yang mampu mengartikulasikan munculnya kemampuan-kemampuan sistem teknologi informasi yang dapat merubah struktur persaingan pasar dan melihat dampaknya pada bisnis. Peran manajer sistem teknologi informasi adalah katalis (catalyst), yaitu seorang yang membantu manajer bisnis puncak untuk memahami kesempatan-kesempatan dan ancaman-ancaman potensial dari sistem teknologi informasi. Pengukuran kinerja adalah kepemimpinan bisnis (business leadership) dengan ukuran keberhasilan pangsa pasar dan pertumbuhan produk.
4. Perspektif
keempat : level pelayanan (service level)
Proses ini dimulai dari
kenyataan bahwa sistem teknologi informasi adalah pemampu (enabler) untuk dapat
memenangkan persaingan dan perusahaan berkeinginan untuk membangun organisasi
pelayanan berbasis - sistem teknologi informasi terbaik di dunia. Strategi
sistem teknologi informasi akan mempengaruhi infrastruktur dan proses-proses
sistem teknologi informasi Infrastruktur dan proses-proses bisnis mengikuti
infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Peran dari manajer puncak
adalah sebagai prioritizer, yaitu seorang yang mampu mengalokasikan seberapa
baik sumber-sumber daya langka ke infrastruktur bisnis dan infrastruktur sistem
teknologi informasi. Peran manajer sistem teknologi informasi adalah
kepemimpinan eksekutif (executiveleadership), yaitu seorang yang akan membuat
proses pelayanan internal bisnis berhasil dengan petunjuk operasional dari
manajemen puncak. Pengukuran kinerja adalah kepuasan pelanggan
(customersatisfaction).
King (1978) merupakan yang pertama
melakukan penelitian tentang keselarasan antara PSB (Perencanaan Strategik
Bisnis) dengan PSSTI (Perencanaan Strategik Sistem Teknologi Informasi). King
(1978) memberikan konsep keselarasan secara urut satu arah, yaitu dari PSB ke
PSSTI. Martin etal. (2005) juga menunjukkan proses satu arah urut keselarasan
dari PSB ke PSSTI seperti tampak pada gambar berikut ini.
Gambar di atas menunjukkan bahwa PSB
mempengaruhi PSSTI yang terlihat dari arah panahnya. Terlihat bahwa visi bisnis
mempengaruhi Visi informasi, rencana strategik bisnis mempengaruhi rencana
strategik sistem teknologi informasi dan rencana operasional bisnis dan anggaran-anggarannyamempengaruhi
rencana operasional sistem teknologi informasi dan anggaran-anggarannya.
King dan Zmud (1981) dan King (1984)
kemudian mengusulkan integrasi dua-arah bolak-baljk (two-wayreciprocal) antara
SPB dengan PSSTI. Integrasi dua arah ini menunjukkan tidak hanya SPB
mempengaruhi PSSTI tetapi juga sebaliknya yaitu PSSTI mempengaruhi SPB. Ini
berarti bahwa strategi bisnis mempengaruhi bentuk dari sistem teknologi
informasi dan juga sebaliknya sistem teknologi informasi akan mempengaruhi strategi
dari bisnisnya.
Telaah literatur lebih lanjut
menunjukkan adanya empat macam keselarasan atau integrasi yaitu sebagai berikut
ini.
·
Integrasi administratif
(administrative
integration)
Integrasi ini menunjukkan hubungan yang
sangat lemah antara PSB dengan PSSTI yang berarti tidak ditemukan usaha yang
signifikan dari penggunaan sistem teknologi informasi untuk mendukung
rencana-rencana bisnis.
·
Integrasi urut
satu-arah (one-way
sequential
integration)
Integrasi ini menunjukkan hubungan
integrasi satu arah dari PSB ke PSSTI yang berarti PSSTI dilakukan untuk
mendukung rencana-rencana bisnis.
·
Integrasi bolak-balik
dua-arah (two-way
reciprocal
integration)
Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi
dua arah dari PSB ke PSSTI dan sebaliknya dari PSSTI ke PSB yang berarti PSSTI
dilakukan untuk mendukung dan sekaligus mempengaruhi rencana-rencana bisnis.
·
Integrasi penuh
(fullintegration)
Integrasi
ini menunjukkan tidak ada perbedaan antara PSB dan PSSTI dan keduanya dilakukan
bersamaan di dalam satu perencanaan yang terintegrasi.
v JALUR EVOLUSI KESELARASAN
Penelitian Teo dan King
(1997) juga menyelidiki apakah tipe integrasi bersifat tetap atau berevolusi
dari satu tipe integrasi ke integrasi yang lain. Sebanyak 37 perusahaan dari
157 sampel perusahaan tidak pernah berpindah tipe integrasi. Dari 37 perusahaan
yang tetap berada di tipe integrasi yang sama, diantaranya 17 perusahaan (10,8%
dari seluruh sampel) pada tipe integrasi administrative, 10 perusahaan (6,4%)
pada tipe integrasi urut satu-arah, 6 perusahaan (3,8%) pada tipe integrasi
bolak-balik dua-arah, dan 4 perusahaan (2,5%) pada tipe integrasi penuh.
Hasil penelitian ini
juga menunjukkan bahwa sebanyak 91 perusahaan mengalami evolusi perpindahan
tipe integrasi urut dengan tahapan tidak melompati tipe integrasi lainnya. Hasil
dari penelitian ini juga ada sebanyak 31 perusahaan yang mengalami evolusi tipe
integrasi yang tidak urut. Dari 31 perusahaan ini, sebanyak 1 perusahaan (0,6%)
mengalami evolusi dari tipe integrasi adminsitratif, ke tipe integrasi urut
satu-arah dan ke tipe integrasi penuh (meloncati tipe integrasi bolak-balik
dua-arah). Hampir semua perusahaan mengalami evolusi tipe integrasinya dan
beberapa tidak mengalami evolusi. Hanya tiga perusahaan (1,9%) ditemukan
mengalami evolusi terbalik, yaitu dari tipe integrasi bolak-balik dua-arah
mundur kembali ke tipe integrasi urut satu-arah.
KESIMPULAN
Setiap perusahaan memiliki perbedaan dalam memposisikan
kegiatan bisnis yang dijalankan dengan melakukan evolusi, oleh karena itu
diperlukan dukungan dari IT yang berbeda juga dari perusahaan lainnya. Strategi
pengembangan IT harus selaras dengan strategi bisnis yang dijalankan oleh
perusahaan. Perubahan dalam lingkungan bisnis menyebabkan diperlukannya
penilaian keselaran IT dan strategi bisnis secara berkala. Dalam menyelaraskan
IT dan strategi bisnis perlu diperhatikan arah yang ingin dicapai dengan jelas,
komitmen, komunikasi, dan integrasi fungsi yang ada dalam organisasi. Perencanaan
strategik dalam sistem teknologi informasi di butuhkan karena perusahaan yang
menggunakan sistem teknologi informasi memerlukan strategik tersebut untuk
mengimplementasikan strategik bisnis agar bisa memenangkan persaingan. Dalam
mencapai keunggulan dalam persaingan di dunia bisnis, perusahaan membutuhkan
keselarasan antara STI dengan rencana strateginya. Jadi dengan melakukan
evolusi dalam perusahaan tadi, ini membuat perusahaan akan mengalami kemajuan
di masa yang akan dengan dalam persaingan bisnis yang dijalaninya.
REKOMENDASI
MANAJERIAL
1. Dengan
melakukan penyelarasan diharapkan perusahaan bisa memajukan perusahaan dengan
menjalankan bisnis yang lebih baik.
2. Melakukan
keselarasan dalam bidang bisnis itu penting, karena teknologi informasi ini
bisa digunakan untuk mencapai tujuan yang ingin didapat oleh perusahaan.
3. Perusahaan
harus melakukan keselarasan dan juga kinerja dari sistem teknologi ini, karena
keselarasan dengan sistem teknologi informasi sangat berhubungan keduanya.
4. Model
keselarasan yang dikembangkan oleh Henderson dan Venkatraman (1999) bisa
digunakan oleh setiap perusahaan, karena model ini sudah menerapkan domain eksternal dan domain internal yaitu di dalam
perusahaan dan diluar perusahaan. Jadi dengan melakukan mix atau campuran keduanya ini akan memudahkan perusahaan
menjalankan keselarasan di bisnisnya.
5. Seharusnya
perusahaan menggunakan proses keselarasan teknologi informasi agar perusahaan
bisa menghadapi persaingan dan memenangkan persaingan tersebut.
0 komentar:
Posting Komentar